Начальник отдела ЗАГС с 35-летнем стажем – о том, как менялась работа с актовыми записями, почему важно помогать людям и какими качествами должен обладать настоящий специалист

На этой неделе героем нашей постоянной рубрики «Человек города» стала Ольга Качкина – начальник отдела ЗАГС № 2 управления ЗАГС администрации Владивостока. В основе ее работы всегда лежало искреннее желание помочь людям в их самые важные, трогательные и ответственные моменты жизни. Именно это человеческое качество стало главным на ее профессиональном пути, позволив пройти дорогу от специалиста до руководителя. И вот уже 35 лет Ольга Викторовна с неизменным вниманием и теплотой исполняет свои обязанности, оставаясь надежным человеком в стенах ЗАГС.

В актовых записях – жизнь людей

Профессиональный путь Ольги Качкиной начался в далеком 1990 году и был в некотором смысле предопределен судьбой. Окончив юридический факультет Дальневосточного государственного университета, молодой специалист по распределению попала в систему ЗАГС. То, что могло показаться случайностью, обернулось призванием.

– В 1990 году я окончила юридический факультет Дальневосточного государственного университета. А до этого, в 1989 году, у нас была практика. И так получилось, что на пятом курсе на практику я попала в ЗАГС Ленинского района города Владивостока. Там проходила практику. И бывший начальник этого ЗАГС Губина Людмила Федоровна очень была заинтересована, чтобы я пришла к ним работать. Так и получилось: по распределению в 1990 году я пришла работать в ЗАГС Ленинского района города Владивостока. И вот по сей день работаю, – поделилась Ольга Качкина.

Так началась ее большая дорога длиною в 35 лет, ведущая от первой должности специалиста до руководства целым отделом. Хотя изначально, как признается Ольга Викторовна, о работе ЗАГСа ей было известно немногое.

– Тогда я вообще не могла понять, что такое ЗАГС и какая работа в нем. А она была очень кропотливой. Все актовые записи мы писали от руки, принимали граждан. Помню, актовые записи, первый и второй экземпляр, заполняли наливными ручками. Проводили регистрацию браков. Был большой исторический архив, который вел свою историю с 1936 года. Меня очень заинтересовало то, что в органах ЗАГС хранится вся информация о важнейших событиях в жизни людей, от рождения и до последнего дня жизни, – рассказала Ольга Викторовна.

Начальник отдела

Ольга Качкина начала работать в должности рядового специалиста, чтобы впоследствии пройти всю карьерную лестницу до начальника отдела. Ее работа не ограничилась только ЗАГСом Ленинского района. В 2015 году она была назначена начальником отдела ЗАГС Советского района. После проведенной реорганизации структуры Ольга Викторовна продолжила свою деятельность в должности начальника отдела ЗАГС № 2, которую занимает и по сей день.

– С вступлением в должность обязанности поменялись. Самое главное у начальника отдела – организовать работу отдела ЗАГС, чтобы не было сбоев, чтобы услуги были оказаны в полном объеме и граждане уходили удовлетворенными. Соответственно, значительно возросла доля административно-управленческих решений, поскольку подобные вопросы уже не входят в компетенцию рядовых специалистов, – отметила Ольга Качкина.

По словам Ольги Викторовны, одним из самых сложных и трудоемких направлений в работе является подготовка к судебным делам.

– Значительная часть времени и сил уходит на подготовку к судебным делам. Сейчас многие вопросы решаются именно в судебном порядке. Когда готовишь отзывы в суд или участвуешь в заседаниях, это действительно требует больших сил. Здесь мне очень помогает образование, полученное в Дальневосточном университете: благодаря юридической подготовке мы часто выигрываем дела, и вопросы решаются положительно. Это касается и внесения исправлений, и установления отцовства, и аннулирования записей. Раньше много времени занимало восстановление утерянных актовых записей. Сейчас таких случаев меньше, архив сохранен полностью, в основном за более поздние годы. Что нельзя сказать о периоде, когда шла война, архивы сохранились частично или не сохранились вовсе. Пока человек жив, он может восстановить свое свидетельство о рождении, – рассказала начальник отдела ЗАГС № 2.

Но все эти трудности, по признанию Ольги Викторовны, преодолимы. И главное, что помогает с ними справляться, – искренняя благодарность людей.

– Самое большое удовлетворение приносят, конечно, благодарные слова граждан, которым мы помогли: когда люди благодарят за помощь в решении наследственных дел, за правильно оформленные документы, будь то свидетельство о рождении, браке или другой документ, который удалось восстановить или исправить, – рассказала Ольга Викторовна.

Работа с людьми

Работа в органах ЗАГС – это постоянное взаимодействие с людьми в самые важные, радостные и порой тяжелые моменты их жизни. Поэтому у Ольги Викторовны сформировались четкие этические и профессиональные принципы, которых она неуклонно придерживается сама и требует того же от своих подчиненных.

– В первую очередь это конфиденциальность. Все то, что происходит в стенах отдела ЗАГС, то остается в тут же. Информация об актах гражданского состояния закрытая и разглашению не подлежит. Как я требую этого от своих специалистов, так же и сама этого придерживаюсь. Также при приеме граждан каждый специалист должен быть тактичен и постоянно ознакамливаться с изменяющимся законодательством. Регулярно происходят изменения, поэтому важно правильно проконсультировать, правильно оформить актовую запись, не ввести человека в заблуждение. Чтобы государственная услуга была оказана на высшем уровне, – рассказала Ольга Качкина.

В то же время специалисты ЗАГС ежедневно соприкасаются с самыми разными ситуациями человеческой жизни – и с огромным счастьем, будь то регистрация брака или рождения ребенка, и с глубоким горем. В такие моменты, по мнению Ольги Викторовны, особенно важно сохранять профессионализм и эмоциональное равновесие: помочь человеку, но не пропускать боль через себя.

– Знаете, нельзя все принимать слишком близко к сердцу. Конечно, когда помогаешь людям, где-то внутри ты ощущаешь их боль, но самое главное – не пропускать эту боль через себя. Потому что, если начнешь пропускать, начнешь выгорать. А вот радостные события – это другое. Ты искренне радуешься вместе с теми, у кого родился ребенок или кто регистрирует брак. Часто во время бракосочетания у специалистов отдела по телу «ток» проходит – ты чувствуешь ту самую любовь, которая соединила этих двух людей, – поделилась Ольга Качкина.

За время своей профессиональной деятельности Ольга Викторовна была свидетелем самых разных судеб и событий. Некоторые истории настолько уникальны, что остаются в памяти навсегда.

– Самое необычное, что запомнилось на всю жизнь, случилось, когда я только пришла работать в ЗАГС Ленинского района. Провожу торжественную регистрацию, подхожу вручить свидетельство о браке, и вдруг жених начинает целовать мне руки. Это, конечно, вызвало у меня настоящую растерянность – так он выразил свои эмоции. На регистрациях вообще все бывает непредсказуемо. У невесты часто глаза на мокром месте, она же всегда волнуется. Но и женихи порой так переживают, что это видно сразу. Сейчас у меня больше времени занимает проведение юбилеев совместной жизни. Когда перед тобой стоят супруги, прожившие вместе 50 лет, это невероятно приятно. Радует, что есть такие пары, которые по-настоящему любят и уважают друг друга. Ведь создать семью – это большая работа. А прожить в мире и согласии полвека – это очень много, – поделилась Ольга Викторовна.

Также немаловажным является способность сохранять баланс между личной жизнью и работой.

– Я стараюсь больше гулять на природе. Очень люблю баню. Может быть, кто-то даже и смеется, но 31 декабря мы собираемся однокурсниками и ходим в баню. На протяжении уже нескольких лет у нас такая традиция есть. Временами сижу и вышиваю крестиком. Это очень успокаивает, – отметила Ольга Викторовна.

Цифровизация и клиентоцентричность

На сегодняшний день в отделе ЗАГС № 2 работает коллектив из восьми человек. У каждого сотрудника – свои четкие задачи и обязанности, от приема документов и консультаций до внесения исправлений и торжественных церемоний.

– Вместе со мной работают шесть специалистов и заместитель начальника отдела. Шесть специалистов ведут прием граждан по всем услугам органов ЗАГС, в том числе выдают свидетельства о государственной регистрации первичные и повторные, справки, консультируют по вопросам семейного законодательства. Заместитель начальника принимает заявления на брак и на перемену имени. Я уже непосредственно занимаюсь внесением исправлений, потому что это самый тяжелый участок работы, – поделилась Ольга Качкина.

Технологии не стоят на месте, и ЗАГС тоже идет в ногу со временем. В отделах активно внедряется цифровизация, благодаря чему многие услуги теперь можно получить, не приходя лично.

– Мы работаем в Едином государственном реестре, и сейчас для регистрации брака заявление можно подать через портал «Госуслуги» (16+), не посещая отдел ЗАГС. Прийти нужно будет уже только на саму торжественную церемонию. Также через суперсервис можно зарегистрировать рождение ребенка. Молодая мама, еще находясь в роддоме, заходит на портал «Госуслуги», отправляет заявление. Мы регистрируем рождение малыша, и когда она выписывается, может сразу прийти и получить готовое свидетельство. Актовая запись уже создана, ребенок зарегистрирован. После регистрации, заверенная электронной подписью, информация автоматически направляется во все необходимые органы о том, что появился новый человек и ему присвоены фамилия, имя и отчество. Это очень удобно. Через портал также можно записаться на прием к нам. Это экономит время граждан. Скоро в нашем отделе будет установлена система электронной очереди, что еще больше упростит процесс, – поделилась Ольга Качкина.

В отделах ЗАГС работа не ограничивается только оформлением документов по запросу граждан. Здесь также регулярно проходят различные социально значимые мероприятия. Например, специалисты проводят бесплатные консультации по семейному праву и вопросам регистрации актов гражданского состояния, в том числе в отделениях МФЦ и Центре помощи военнослужащим. Для юных жителей организуются творческие конкурсы и познавательные программы, направленные на укрепление семейных ценностей. Кроме того, управлением ЗАГС проводятся различные мероприятия в значимые даты, например регистрация браков по специальным сценариям, приуроченным к какому-то важному событию в жизни города или страны.

– Например, 8 июля День семьи, любви и верности мы обязательно отмечаем, поздравляем супругов, вручаем медали «За любовь и верность». Управлением организовываются и проводятся различные творческие мероприятия. Например, конкурсы детских рисунков, посвященные Дню Победы и Дню семьи, любви и верности, мероприятия ко Дню беременных или «девичник» в рамках подготовки к Красной горке. Такие события становятся частью жизни управления. И конечно, особая часть работы – это торжественные поздравления юбиляров семейной жизни. Мы с радостью поздравляем тех, кто заранее подал заявление и пришел отметить свою памятную дату, будь то 25, 30, 50 и более лет совместной жизни. Для них мы создаем по-настоящему праздничную атмосферу, – отметила Ольга Викторовна.

За всеми процедурами, регламентами и государственными услугами для Ольги Викторовны важно одно – по-настоящему помочь людям. Именно это простое человеческое желание лежит в основе ее работы все 35 лет.

– В работе мне нравится возможность помогать людям. Сейчас я в основном занимаюсь делами о внесении исправлений. Это, хочу сказать, самое сложное и трудоемкое. Но когда видишь результат, особенно в ситуациях, связанных с наследством, когда человек приходит с бедой и говорит: «Помогите, сделайте прямо сейчас!» Во многих случаях требуется время для решения проблемы. И если все же удается помочь, вот тогда испытываешь настоящее удовлетворение. Благодарность от граждан, которым удалось помочь в тяжелый момент, для меня бесценна, – отметила Ольга Качкина.

Дмитрий ДОРОХОВ

Фото Алексея ВОРОНИНА